Praktische Umsetzung von Prozessautomatisierung für kleine und mittlere Unternehmen
Wir unterstützen Sie dabei, die Prinzipien der modernen Prozessautomatisierung alltagstauglich umzusetzen und durch gezielte Digitalisierung sofort spürbare Effekte zu erzielen.
E-Mail-Prozessautomatisierung
E-Mails gehören zu den größten Zeitfressern im Tagesgeschäft. Durch gezielte Automatisierung schaffen wir klare Strukturen:
Einrichtung der automatischen Mailarchivierung für alle eingehenden und ausgehenden Emails
intelligente Mailregeln, die Ihre Nachrichten sortieren, weiterleiten oder kennzeichnen
Reduktion bzw. Abschaffung manueller Ablagearbeit
höhere Reaktionsgeschwindigkeit und Transparenz in Kommunikationsprozessen
Damit wird Ihre Emailkorrespondenz zu einem effizienten, strukturierten Informationskanal.
Automatisierungen durch Projektmanagement Software
Eine Projektmanagement-Software bietet enormes Potenzial, um Prozesse zu vereinheitlichen und automatisiert anzustoßen. Wir setzen bei KMU folgende Lösungen um:
eine personalisierte To-Do-Ansicht für jeden Mitarbeiter, in der alle Aufgaben, Projekte und Tickets verwaltet werden
individuelle Projektvorlagen, die automatisch alle wichtigen Tasks, Verantwortlichkeiten und Fristen vorausfüllen
Projekt-Workflows, die Aktivitäten automatisch beim betreffenden Benutzer anzeigen, wenn sie dran sind
Automatisch generierte E-Mails, die Teammitglieder oder Kunden informieren
So entstehen skalierbare, wiederholbare Projektabläufe, die Fehler reduzieren und die Arbeitsgeschwindigkeit erhöhen.
Digitale Volltextsuche statt Aktenordner
Eine unternehmensweite Volltextsuchmaschine ersetzt das zeitintensive Suchen in Ordnerstrukturen oder Papierakten:
automatischer Scan sämtlicher digitaler Dokumente im Hintergrund
Aufbereitung aller gescannten Inhalte für die Volltextsuche mittels OCR
Suche automatisiert eingeschränkt nach Zugriffsrechten
Damit wird Ihr Unternehmenswissen nicht nur archiviert, sondern wie bei einer Internetsuchmaschine mittels Eingabe spezifischer Suchbegriffe jederzeit abrufbar.
Einsparung von IT-Ressourcen durch Zentralisierung via Terminalserver
Durch die Zentralisierung Ihrer IT-Infrastruktur über Terminalserver eröffnen sich neue Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten und wertvolle Ressourcen einzusparen:
automatisierte Update- und Wartungsprozesse für einheitlich sichere und aktuelle Systeme
zentrale Softwareverwaltung, die Installationen, Konfigurationen und Updates ohne manuellen Aufwand ermöglicht
geringe Hardwareanforderungen an Arbeitsplatzrechner dank leistungsstarker Terminalserver
höhere Systemstabilität und Sicherheit durch aktuelle, BSI-konforme Sicherheitsmaßnahmen
So entwickelt sich Ihre IT von dezentral und aufwandsgetrieben hin zu automatisiert und kostenschonend.
Ratgeber - Theoretische Grundlage der Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung beschreibt die systematische Übertragung wiederkehrender, standardisierter Arbeitsabläufe an digitale Systeme. Ihr Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Fehlerquoten zu senken und Ressourcen effizienter einzusetzen. Grundlage dafür ist die digitale Erfassung von Informationen, die Erarbeitung klar definierter Prozessschritte und die Möglichkeit, diese Abläufe durch Softwarelösungen automatisiert ausführen zu lassen.
Das Modell der Prozessautomatisierung besteht aus drei Kernschritten:
Prozesserfassung & -analyse
Erfassen und verstehen, welche Tätigkeiten im Unternehmen wiederholt auftreten, welche Ressourcen sie beanspruchen und an welchen Stellen manuelle Tätigkeiten die Abläufe verlangsamen.
Digitalisierung der Prozesse
Analoge oder manuelle Abläufe werden in digitale Arbeitsabläufe überführt. Dazu gehören die Einführung von Software und die Digitalisierung Ihrer Daten.
Automatisierte Ausführung & Optimierung
Nachdem Prozesse digitalisiert sind, übernehmen Systeme die Ausführung. Durch Monitoring und Analyse lassen sich die Abläufe kontinuierlich optimieren.