Hybrides Arbeiten ist eine zeit- und ortsunabhängige Form der Arbeit. Hierbei wird die Tätigkeit einerseits im Büro und andererseits von einem beliebigen Ort aus erledigt. (mehr zum Begriff hybride Arbeit erfahren Sie hier)
Wir möchten Sie in diesem Artikel vor allem über die technische Umsetzung unter dem Gesichtspunkt der Datensicherheit informieren.
Neben den technischen Herausforderungen, um die es vornehmlich in diesem Artikel gehen soll, müssen Sie sich vor allem darüber Gedanken machen, wie Sie das Thema hybride Arbeit an Ihre Mitarbeitenden herantragen. Damit geht einher, wie Sie Ihr Unternehmen führen und wie Sie solche Umstellungen am besten kommunizieren. Aber auch wie Sie sich bestmöglich absichern, denn seien wir ehrlich, viele Arbeitgeber umtreibt die Angst, dass die Arbeitnehmer im Homeoffice weniger leisten.
Demnach ist die erste große Herausforderung von Arbeitgebern entweder durch gute Mitarbeiterführung Anreize zu schaffen, aber auch durch ein besseres Kontrollsystem (natürlich legal) dafür zu sorgen, dass die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden auch im Homeoffice nicht abnimmt. Dazu gibt es schlechte Beispiele aus den USA, wo Arbeitgeber Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice mit Spionagesoftware auf PCs gängeln, weil sie ihnen nicht genügend vertrauen. Wir werden Ihnen weniger plumpe Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie einen besseren Überblick über die Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden erhalten ohne sie überwachen zu müssen, sondern indem Sie, genauso als wären die Mitarbeitenden mit Ihnen im Büro, einen Blick auf deren Aufgaben werfen oder kurze Gespräche durch Chats oder Konferenzen führen.
Dazu sei jedoch gesagt, dass all die technischen Möglichkeiten, Vereinfachungen und Verbesserungen nichts bringen, wenn Sie als Chef es nicht schaffen, Ihren Mitarbeitenden diese veränderte Arbeitsweise schmackhaft zu machen. Denn Mitarbeitende müssen verstehen, dass man im Homeoffice zwar mehr Freiheiten hat, die Arbeit einzuteilen, jedoch das Arbeitspensum weiterhin geschafft und erledigte Arbeitsschritte ausführlicher protokolliert sein müssen.
Wir geben Ihnen technische Möglichkeiten an die Hand, die Umgewöhnungen möglichst gering zu halten und Einstiegshürden zu verringern – doch ohne Veränderungen im Arbeitsalltag und Veränderungen von Arbeitsabläufen wird es nicht funktionieren.
Neben anderen Problemen, wie der Kommunikation Ihrer Mitarbeitenden, gibt es ein zentrales Problem beim hybriden Arbeiten: Wo legen Sie Ihre Unternehmensdaten ab? In einem Ein-Personen-Betrieb mag es noch möglich sein, alles auf einem PC aufzubewahren (was generell aus Sicherheitsgründen nicht empfehlenswert ist), aber sobald Sie einen weiteren Mitarbeitenden haben, müssen Sie sich Gedanken machen, wie Sie untereinander Daten austauschen bzw. generell Daten ablegen.
So Sie nicht völlig im Chaos versinken wollen, indem Sie anfangen sich Daten per Mail oder USB-Stick untereinander auszutauschen, werden Sie zu dem Schluss kommen, Ihre Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle aufzubewahren und verfügbar zu machen.
Dabei können Sie zwei grundlegende Wege verfolgen. Zum Einen den Weg der öffentlichen Cloud à la, Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive und somit Ihre Daten bei einem großen Cloudanbieter direkt im Internet ablegen oder in Ihren Büroräumen auf einem kleinen NAS-Datenserver (siehe Bild).
Grundsätzlich haben öffentliche Clouds den Vorteil, dass Sie keine extra Technik benötigen und sofort starten können.
Dennoch raten wir unseren Kunden für den professionellen Gebrauch generell von öffentlichen Clouds aus folgenden Gründen ab:
Mit privaten Clouds sind im allgemeinen Datenserver gemeint, die sich nur in Ihrem privaten Netzwerk befinden oder nur von dort aus zugänglich sind. Beispiele dafür sind NAS-Server (kleine, einfach zu verwaltende Dateiserver) oder auch größere Datenserver basierend auf Windows.
Wir raten unseren Kunden zur NAS (beispielsweise vom Anbieter Synology) aus folgenden Gründen: