Hybrides Arbeiten verbindet das Beste aus beiden Welten: Ihre Mitarbeiter können sowohl im Büro als auch von zu Hause aus flexibel arbeiten und auf ihren digitalen Arbeitsplatz zugreifen. Mit der passenden technischen Ausstattung können Sie, als Arbeitgeber, Sicherheitslücken vermeiden und die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Was Sie dafür brauchen und was Sie beachten sollten, erfahren Sie im Folgenden.
Remote Work, Homeoffice, hybride Arbeit – in der modernen Arbeitswelt gibt es inzwischen viele Modelle, in denen gearbeitet wird. Doch was bedeuten diese Begriffe? – Während „Homeoffice“ sich auf die Arbeit von Zuhause aus bezieht, betont die Form „Remote Work“ vor allem die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens von beliebigen Standorten in der Welt, so lange die Verbindung stimmt. Beide sind also Bestandteile hybrider Arbeit.
Unter „hybrider Arbeit“ ist der flexible und kontinuierliche Wechsel zwischen der Präsenzarbeit im Büro und der Arbeit im Homeoffice oder anderen Standorten zu verstehen. Auf diese Weise sind die Mitarbeitenden flexibel: Wenn es erforderlich ist, können sie im Büro arbeiten, haben aber auch die Möglichkeit, von zu Hause aus ihre Arbeit zu erledigen.
All diese flexiblen Arbeitsformen bedingen ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, dass die Arbeit auch abseits des Büros in gewünschter Weise ausgeführt wird.
Darüber hinaus gibt es aber auch technische, kommunikative, organisatorische, datenschutzrechtliche und nicht zuletzt finanzielle Herausforderungen, über die sich beide Seiten bewusst sein sollten. Hier gibt es gute Lösungsansätze, die hybrides Arbeiten einfach und kostengünstig ermöglichen.
Es gibt mittlerweile diverse Studien die zeigen, dass eine Mischung aus Heimarbeit und arbeiten im Büro, also hybrides Arbeiten, die Produktivität der Beschäftigten signifikant steigert. Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter zu Hause ihre Zeit selbst einteilen können und konzentrierter arbeiten. Jedoch kann zu viel Homeoffice auch zu Vereinsamung führen. Daher ist eine gesunde Mischung von 2-3 Tagen pro Woche bei Regelarbeitszeit empfehlenswert.
Homeoffice ist beliebt: Das Münchener ifo-Institut hat bei aktuellen Befragungen herausgefunden, dass rund ein Viertel aller Beschäftigten weiterhin im Homeoffice arbeitet. Auch erwägen laut ifo-Institut zwischen 25 und 40 Prozent der Befragten, den Arbeitgeber zu wechseln, wenn dieser kein Homeoffice ermöglichen würde. Grund genug, sich zu überlegen, wie das eigene Unternehmen mit diesem Thema umgeht.
Als Arbeitgeber können Sie Räumlichkeiten und Energie sparen, wenn nicht alle Mitarbeitenden vor Ort im Büro arbeiten. Technisch lässt sich das durch die Einrichtung flexibler, digitaler Arbeitsplätze umsetzen.
Neben den technischen Herausforderungen, um die es vornehmlich in diesem Artikel gehen soll, müssen Sie sich vor allem darüber Gedanken machen, wie Sie das Thema hybride Arbeit an Ihre Mitarbeiter herantragen. Damit geht einher, wie Sie Ihr Unternehmen führen und wie Sie solche Umstellungen am besten kommunizieren. Aber auch wie Sie sich bestmöglich absichern, denn seien wir ehrlich, viele Arbeitgeber umtreibt die Angst, dass seine Arbeitnehmer im Homeoffice weniger leisten.
Demnach ist die erste große Herausforderung von Arbeitgebern entweder durch gute Mitarbeiterführung Anreize zu schaffen, aber auch durch ein besseres Kontrollsystem (natürlich legal) dafür zu sorgen, dass die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter auch im Homeoffice nicht abnimmt. Dazu gibt es schlechte Beispiele aus den USA, wo Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter im Homeoffice mit Spionagesoftware auf PCs gängeln, weil sie ihnen nicht genügend vertrauen. Wir werden Ihnen weniger plumpe Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie einen besseren Überblick über die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter erhalten ohne sie überwachen zu müssen, sondern indem Sie, genauso als wären die Mitarbeiter mit Ihnen im Büro, einen Blick auf deren Aufgaben werfen oder kurze Gespräche durch Chats oder Konferenzen führen.
Dazu sei jedoch gesagt, dass all die technischen Möglichkeiten, Vereinfachungen und Verbesserungen nichts bringen, wenn Sie als Chef es nicht schaffen Ihren Mitarbeitern diese veränderte Arbeitsweise schmackhaft zu machen. Denn ein Mitarbeiter muss verstehen, dass er zwar im Homeoffice mehr Freiheit hat seine Arbeit einzuteilen, jedoch muss er sein Arbeitspensum weiterhin schaffen und erledigte Arbeitsschritte ausführlicher protokollieren.
Wir geben Ihnen technische Möglichkeiten an die Hand die Umgewöhnungen möglichst gering zu halten und Einstiegshürden zu verringern – doch ohne Veränderungen im Arbeitsalltag und Veränderungen von Arbeitsabläufen wird es nicht funktionieren.
Neben anderen Problemen wie der Kommunikation Ihrer Mitarbeiter gibt es ein zentrales Problem beim hybriden Arbeiten: Wo legen Sie Ihre Unternehmensdaten ab? In einem Ein-Personen-Betrieb mag es noch möglich sein alles auf einem PC aufzubewahren (was generell aus Sicherheitsgründen nicht empfehlenswert ist), aber sobald Sie einen weiteren Mitarbeiter haben müssen Sie sich Gedanken machen, wie Sie untereinander Daten austauschen bzw. generell Daten ablegen.
So Sie nicht völlig im Chaos versinken wollen indem Sie anfangen sich Daten per Mail oder USB Stick untereinander auszutauschen, werden Sie zu dem Schluss kommen Ihre Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle aufzubewahren und verfügbar zu machen.
Dabei können Sie 2 grundlegende Wege verfolgen. Zum Einen den Weg der öffentlichen Cloud à la, Dropbox, Google drive oder Microsoft OneDrive und Ihre Daten bei einem großen Cloudanbieter direkt im Internet ablegen oder in Ihren Büroräumen auf einem kleinen NAS-Datenserver (siehe Bild).
Grundsätzlich haben öffentliche Clouds den Vorteil, dass Sie keine extra Technik benötigen und sofort starten können.
Dennoch raten wir unseren Kunden für den professionellen Gebrauch generell von öffentlichen Clouds aus folgenden Gründen ab:
Mit privaten Clouds sind im allgemeinen Datenserver gemeint, die sich nur in Ihrem privaten Netzwerk befinden oder nur von dort zugänglich sind. Beispiele dafür sind NAS-Server (kleine, einfach zu verwaltende Dateiserver) oder auch größere Datenserver basierend auf Windows.
Wir raten unseren Kunden zur NAS (beispielsweise vom Anbieter Synology) aus folgenden Gründen:
Sollten Sie bereits eine NAS nutzen oder sich entschlossen haben unserer obigen Empfehlung zu folgen, stellt sich nun die Frage wie Sie auf Ihre Unternehmensdaten von unterwegs oder von weiteren Standorten zugreifen. Salopp gesagt ist hierbei die grundsätzliche Frage: Wollen Sie Ihre Daten immer zu sich an Ihren aktuellen Standort holen (wie bei öffentlichen Clouds) oder ist es nicht sogar möglich per Fernzugriff direkt am Standort Ihrer NAS-Daten zu arbeiten?
Dabei haben Sie im groben 3 Möglichkeiten: die NAS im Internet freizugeben, ein VPN einzurichten oder einen Terminalserver zu integrieren.
Per fester IP oder DynDNS ist es möglich die NAS auch ins Internet freizugeben und sie im Prinzip zu einer öffentlichen Cloud umzufunktionieren. Davon raten wir aus ähnlichen Sicherheitsgründen bzw. technischen Gründen wie bei den öffentlichen Clouds ab.
Per VPN z. B. über Ihren Router ist es möglich sich von außerhalb in Ihr Firmennetz einzuwählen und damit auch auf die NAS zuzugreifen. Aus sicherheitsgründen sind VPNs grundsätzlich empfehlenswert. Jedoch sind sie unserer Erfahrung nach zu langsam und unflexibel im professionellen Arbeitsalltag. Außerdem arbeiten Sie beim VPN an einem anderen Ort als sich Ihre Daten befinden und das führt in der Regel zu Wartezeiten beim Datenaustausch z. B. wenn Sie von der NAS Anhänge per Mail verschicken wollen.
Einen Terminalserver können Sie im Prinzip wie einen digitalen zweiten Arbeitsplatz verstehen. Dieser digitale Arbeitsplatz befindet sich aber nicht auf Ihrem Rechner sondern auf einem extra Gerät in Ihrem Firmennetzwerk. Auf diesen digitalen Arbeitsplatz können Sie sich von überall verbinden, ihn fernbedienen und dort auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen als wären Sie physisch in Ihren Firmenräumen. In dieser Variante holen Sie sich also Ihre Daten nicht auf Ihren PC, wie in allen anderen Varianten, sondern Sie verbinden sich an den Ort an dem sich Ihre Daten befinden und arbeiten von dort aus. Das hat den großen Vorteil, dass Sie keinen Datenaustausch- oder abgleich mehr betreiben müssen und mit deutlich weniger Verzögerungen in Ihrem Arbeitsalltag rechnen können.
Unsere Empfehlung ist klar der Terminalserver. Nicht nur aus den oben beschrieben Gründen sondern auch wegen einer Reihe anderer Gründe. Zusammenfassend kann man sagen, dass der Terminalserver für hybrides Arbeiten entwickelt und optimiert wurde (Sie können von überall mit beliebigen Endgeräten auf ihn zugreifen), einen geringen Wartungsaufwand hat und im besten Fall können auch zusätzliche Lizenzgebühren für Spezialsoftware gespart werden.
Abschließend sei gesagt, dass er nicht, wie oft behauptet, nur für größere Unternehmen und viel Geld zu haben ist, sondern auch für vergleichsweise kleines Geld. Schauen Sie sich gerne mal bei unseren Produkten um. Dort ist das Terminalserverpaket bereits für etwa 1100€ zu haben (siehe auch unser Basispaket).
Bei der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern sollten Sie auf ein gesundes Maß zwischen zu viel und zu wenig Kommunikation achten. Zu viel wäre, wenn Ihre Mitarbeiter ständig erreichbar sein müssen und nur wenige Konzentrationsphasen möglich sind, um produktiv an Aufgaben zu arbeiten. Zu wenig wäre, wenn es ständig zu Abstimmungsproblemen bei Aufgaben und Projekten kommt.
Unabhängig davon wie abstimmungsintensiv Ihre Unternehmensabläufe sind und wie oft Sie gemeinsam an einem Standort sind, empfehlen wir einen Gruppenchat für den schnellen Austausch firmeninterner Informationen und einen digitalen Konferenzraum, um auch mal in größerer Runde Ergebnisse auszutauschen.
Als Chatsystem empfehlen wir Signal, was auch auf PCs installiert werden kann und dessen Datensicherheitsstruktur so angelegt ist, dass die Signal Entwickler keine technische Möglichkeit haben Chats mitzulesen. Außerdem ist es kostenlos.
Den Einsatz von Produkten wie WhatsApp und Telegram können wir nicht empfehlen, da dort der Datenschutz fraglich ist.
Bei Konferenzsystemen könnten Sie wieder bei Konzernen wie Microsoft (Teams) oder Zoom fündig werden. Zoom bietet kostenlose Konferenzen bis zu 40min und Microsoft bis zu 60min an.
Ebenfalls aus oben genannten datenschutzrechtlichen Gründen raten wir aber davon ab. Auf dieser Seite wurden einige Konferenzsysteme auf Datenschutz geprüft. Dabei kam heraus, dass aus Datenschutzsicht am besten auf europäische Systeme also zum Beispiel Systeme basierend auf Jitsi Meet oder Nextcloud gesetzt werden sollte. Amerikanische Systeme erfüllen große Teile datenschutzrelevanter Voraussetzungen nicht.
Gerne können Sie sich auch unsere Konferenzlösung konferenzXD anschauen. Sie basiert auf Jitsi Meet und ist beispielsweise im Homeoffice Plus Paket enthalten bzw. ab 8€ monatlich nutzbar.
Im besten Fall gibt es für Ihre Branche eine Spezialsoftware mit der Sie große Teile Ihrer Arbeitsschritte ausführen und dokumentieren können. Haben Sie das nicht, raten wir dringend zu einer zentralen Aufgaben- bzw. Projektsoftware. Aus folgenden Gründen:
Sollten Sie unserer Empfehlung folgen und ein Projektmanagementsystem für sinnvoll halten, raten wir darauf zu achten, dass folgende Features enthalten sind:
Darüber hinaus ist es Ihre Aufgabe die Mitarbeiter dahingehend zu schulen, dass sie folgende Änderungen in ihren Arbeitsalltag integrieren (näheres dazu auch in diesem Artikel):
Schauen Sie sich dazu auch gerne unser Ticket-, Aufgaben- und Projektmanagementtool projektXD an. Dort haben wir diese Anforderungen umgesetzt.
Ein weiteres Problem beim hybriden Arbeiten haben Sie mit Akten und Dokumenten auf echtem Papier. Denn sobald Sie den Standort wechseln, müssen Sie die Dokumente mitnehmen oder sind nicht arbeitsfähig, weil die Dokumente noch im Büro liegen. Wir empfehlen daher das Einscannen und Ablegen dieser Dokumente in einem geeigneten System z. B. auf Ihrer NAS.
Es gibt auch komplexe Dokumenten-Management-Tools die sich nur mit der Dokumentenablage befassen, in der Regel sind solche Tools jedoch nicht notwendig. Mittlerweile gibt es auch Spezialscanner mit denen das Einscannen ein Kinderspiel ist.
Denken Sie außerdem über ein geeignetes Ordnungssystem Ihrer Daten nach. Meist ist es aber trotz aller Anstrengungen schwer Ihre gesamten Unternehmensdaten so zu strukturieren, dass sie immer schnell gefunden werden.
Im Grunde gibt es 3 Herangehensweisen:
Wir haben bereits viele unserer Kunden auf dem Weg zur hybriden Arbeit begleitet. Mit unseren oben genannten und in der Praxis vielfach erprobten Empfehlungen ist eine Umstellung zur hybriden Arbeit ab ca. 1600€ (inklusive NAS) und einer monatlichen Zahlung von 4,95€ pro Nutzer möglich (siehe Homeoffice Basis Paket) und Sie müssen sich keine Sorgen mehr über Datenschutz, Datensicherheit, Datenabgleichprobleme machen.
Abschließend noch eine Auflistung der technischen Geräte und Pakete, die wir unseren Kunden beim Umstieg zur hybriden Arbeit empfehlen, sowie deren Preise:
Synology Server (z. B. DS220+, inclusive 2 WDRed Festplatten): ca. 500€
USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung): ca. 100€
Wenn Sie Interesse an unseren Produkten haben, teilen Sie uns hier bitte Ihre Kontaktdaten mit.
Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
